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Bewerbungsmappen gehören der Vergangenheit an. Talente von heute erwarten, dass sie sich digital und multimedial auf allen Kanälen bewerben können – auch unterwegs von ihrem Smartphone über WhatsApp mit kleinen Videoclips. Unternehmen reagieren darauf und gestalten ihre Karriereseiten nun auch mobiltauglich. Sie nutzen zunehmend selbst die Vorteile der Digitalisierung, um ihre Produkte und Prozesse zu optimieren.
Analog zur Industrie 4.0 nennt man die Digitalisierung im Personalwesen HR 4.0. Der Begriff steht für die intelligente Verknüpfung von Informationstechnologie, Datenauswertung und agiler Personalplanung und -organisation. Ausgangspunkt sind Human Resources Information Systems (HR-IS), die die Analyse von Daten aus dem Personalwesen ermöglichen und mit Unternehmensdaten und allgemeinen Informationen in Verbindung setzen. So können Unternehmen mit HR-Analytics auf Grundlage evidenzbasierter Personalarbeit zielgerichtet gesteuert und die Prozesse effizienter automatisiert werden.
Aus HR-IT-Systemen (HR-IS) wird eine Vielzahl von Daten generiert, die bereits heute das Handeln, Denken und Fühlen abbilden und Vorhersagen über zukünftige Verhaltensweisen treffen können. Um die Persönlichkeitsrechte zu wahren, ist die konsequente Beachtung des Beschäftigtendatenschutzes wichtig. Zudem muss sich das Unternehmen im Klaren sein, welche Daten für welche Zwecke wie lange ausgewertet werden sollen. Hierzu ist eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die die Führung, Organisation und Prozesse miteinbezieht.
Die Digitalisierung reicht aber viel weiter, auch wenn der Fokus heute zunächst auf den Prozessen, Tools und Produkten liegt. Administrative Aufgaben werden endgültig automatisiert und in Prozessunterstützungssysteme integriert. Dies verändert gleichzeitig die Organisation und Strukturen, die sich angepasst an die IT-Systeme neu ausrichten werden. Zudem wird sich die Zusammenarbeit dem digitalen Fortschritt anpassen – dadurch entstehen neue agilere und flexiblere Arbeitsformen. Dies unterstützt eine bessere Work-Life-Balance und stärkt die Bindung zum eigenen Unternehmen.
Wie aber müssen Personalabteilungen aufgestellt sein, um mit der Digitalisierung Schritt zu halten? Am wichtigsten ist eine enge Zusammenarbeit von HR-IS und HR-Controlling mit den operativen Personaleinheiten. Das in Personalabteilungen oftmals typische „Silo-Denken“ sollte vermieden werden, denn nur auf der Grundlage evidenzbasierter Ergebnisse können Themen entlang des Employee-Life-Cycle effektiv gesteuert werden.
Hierfür sind innerhalb der Personalabteilung digitale Kompetenzen zu entwickeln, um ein eigenes Zielbild der Technologisierung aufzusetzen. Dies setzt eine enge Zusammenarbeit auch mit dem IT-Bereich voraus, um eine gemeinsame IT-Landschaft zu konzipieren und ganzheitliche IT-Systeme mit intuitiver Menüführung zu implementieren. Dadurch wird der Erwerb digitaler Fähigkeiten unterstützt und der Veränderungsprozess unter Einbindung des Talent Managements erleichtert. Das ist auch notwendig, denn die Digitalisierung hört nicht bei digitalen Personalakten, Employee-Self-Service-Systems und Online-Assessments auf. Die digitale Zukunft im Personalbereich steht erst noch am Anfang!
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